Eine verspätete Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) scheint auf den ersten Blick oft wie ein geringfügiges Problem. In Österreich kann eine verspätete oder unrichtige Meldung jedoch finanzstrafrechtliche Folgen haben. Das gilt insbesondere dann, wenn Umsätze bewusst nicht gemeldet oder Angaben in der UVA absichtlich falsch gemacht werden. Dieser Beitrag zeigt, worauf Sie als Selbständige und Geschäftsführer einer GmbH achten sollten und wie sich unnötige Probleme mit dem Finanzamt vermeiden lassen.

Hinweis: Die folgenden Informationen beziehen sich auf die österreichische Rechtslage und stellen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung dar.

Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Unternehmer müssen die Umsatzsteuer regelmäßig an das Finanzamt melden. Dafür ist eine Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen. Gleichzeitig ist die sich daraus ergebende Umsatzsteuerzahllast zu entrichten.

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine sogenannte Selbstbemessungsabgabe. Das bedeutet: Der Unternehmer berechnet die Zahllast selbst, meldet sie dem Finanzamt und führt den Betrag ab. Die Frist endet grundsätzlich einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldezeitraums. Bei einer monatlichen UVA ist beispielsweise die Umsatzsteuer für Juli bis spätestens 15. September zu melden und zu bezahlen. Entscheidend ist dabei, dass sowohl die UVA fristgerecht übermittelt als auch die Umsatzsteuer grundsätzlich fristgerecht entrichtet wird. Im Falle einer verspäteten UVA kann es zu finanzstrafrechtlichen Folgen kommen.

Ist jede verspätete Umsatzsteuervoranmeldung automatisch strafbar?

Nein. Eine verspätete Einreichung führt nicht automatisch zu einem Finanzstrafverfahren. Strafrechtlich problematisch wird die Angelegenheit insbesondere dann, wenn die Umsatzsteuer vorsätzlich nicht oder nicht vollständig gemeldet wird.

Typische Situationen sind:

• Die UVA wird absichtlich nicht eingereicht.
• Umsätze werden bewusst zu niedrig angegeben.
• Umsätze werden in einen späteren Voranmeldezeitraum verschoben.
• Die Jahressteuererklärung soll die unterlassene UVA nachträglich „korrigieren“.
• Eine verspätete Meldung wird in Kauf genommen, obwohl bekannt ist, dass dadurch Abgaben vorübergehend nicht festgesetzt oder entrichtet werden.

Die Annahme, dass keine Steuerschuld entsteht, solange keine UVA eingereicht wurde, ist falsch, da die Umsatzsteuerschuld entsteht nicht erst durch die Meldung, sondern aufgrund der zugrunde liegenden Umsätze.

Die Fünf-Tage-Frist

Eine wichtige Möglichkeit zur Vermeidung der Strafbarkeit besteht darin, dem Finanzamt innerhalb von fünf Tagen nach Ablauf der Fälligkeit die geschuldete Umsatzsteuer bekannt zu geben.

Wird die UVA innerhalb dieser Frist vollständig und korrekt eingereicht, kann die Strafbarkeit grundsätzlich entfallen. Das gilt auch dann, wenn die tatsächliche Zahlung der Umsatzsteuer zu diesem Zeitpunkt noch nicht möglich ist.

Damit wird deutlich: Eine vorübergehende Zahlungsschwierigkeit ist nicht automatisch ein Finanzstrafdelikt. Problematisch wird es vor allem dann, wenn die geschuldeten Umsätze nicht oder unrichtig gemeldet werden.

Was passiert bei bewusst falschen Angaben?

Besonders riskant ist es, Umsätze bewusst in den falschen Voranmeldezeitraum zu verschieben.

Beispielsweise erzielt eine GmbH im August Umsätze, verfügt zu diesem Zeitpunkt aber nicht über ausreichende Liquidität. Deshalb werden in der August-UVA absichtlich weniger Umsätze gemeldet. Sobald im September eine Kundenzahlung eingeht, werden die fehlenden Umsätze in der September-UVA nachgemeldet.

Auch wenn sich die Beträge in der Jahresbetrachtung rechnerisch ausgleichen, kann dieses Vorgehen finanzstrafrechtlich relevant sein. Bereits der Wille, die Umsatzsteuer vorübergehend nicht zu melden oder nicht zu entrichten, kann ausreichen. In diesem Zusammenhang wird häufig von einem temporären Verkürzungswillen gesprochen.

Warum das Rechnungsdatum entscheidend sein kann

GmbHs sind in der Regel Soll-Besteuerer. Für die Umsatzsteuer ist daher grundsätzlich nicht der Zeitpunkt des Zahlungseingangs maßgeblich, sondern der Zeitpunkt, in dem die Leistung erbracht beziehungsweise die Rechnung ausgestellt wurde.

Wird eine Rechnung im August ausgestellt, kann der Umsatz daher bereits in der August-UVA zu berücksichtigen sein – auch wenn der Kunde erst im September bezahlt.

Eine bewusst falsche Zuordnung zu einem späteren Monat stellt deshalb kein bloßes organisatorisches Versehen dar. Sie kann als vorsätzliche Abgabenhinterziehung beurteilt werden.

Welche Strafen können drohen?

Der Strafrahmen bei Abgabenhinterziehung kann bis zum Doppelten der hinterzogenen Abgaben reichen. Wie hoch eine tatsächliche Strafe ausfällt, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:

• Höhe der verkürzten Abgabe
• Dauer der Verkürzung
• Vorsatz oder Fahrlässigkeit
• Verhalten bei der Aufklärung
• Vorstrafen oder bisherige finanzstrafrechtliche Unbescholtenheit
• Mitwirkung an der Feststellung des Sachverhalts

Auch bei einem vergleichsweise niedrigen Betrag kann ein Finanzstrafverfahren langfristige Auswirkungen haben. Eine einmalige Finanzstrafe kann dazu führen, dass die bisherige finanzstrafrechtliche Unbescholtenheit verloren geht.

Warum die Unbescholtenheit eine wichtige Rolle spielt

Die bisherige Unbescholtenheit kann bei späteren finanzstrafrechtlichen Verfahren als strafmildernder Umstand berücksichtigt werden. Wer bereits wegen einer verspäteten oder unrichtigen UVA bestraft wurde, kann sich auf diesen Milderungsgrund möglicherweise nicht mehr berufen.

Das kann besonders problematisch werden, wenn bei einer späteren Betriebsprüfung ein größerer Fehler festgestellt wird. In diesem Fall kann eine frühere Finanzstrafe zu einer strengeren Beurteilung führen. Eine vermeidbare Finanzstrafe wegen einer Umsatzsteuervoranmeldung kann daher weitreichendere Folgen haben, als zunächst angenommen wird.

Fehlende Unterlagen als häufige Ursache

In der Praxis kann eine UVA oft deshalb nicht rechtzeitig erstellt werden, weil der Buchhaltung wichtige Unterlagen fehlen. Die Verantwortung für die vollständige und rechtzeitige Weiterleitung der Belege liegt beim Unternehmen beziehungsweise beim Unternehmer.

Häufig fehlen beispielsweise:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Zahlungsbelege
• Kreditkartenabrechnungen
• Kassenbelege
• Unterlagen zu innergemeinschaftlichen Geschäften

Fehlende Eingangsrechnungen können außerdem zu finanziellen Nachteilen führen. Ohne ordnungsgemäße Rechnung kann die darin enthaltene Vorsteuer in der Regel nicht geltend gemacht werden. Dadurch geht bares Geld verloren.

Unklare Zahlungen bei einer GmbH

Bei GmbHs kommt es außerdem vor, dass Zahlungen vom Geschäftskonto nicht ausreichend dokumentiert sind. Fehlt der Beleg für eine Auszahlung, kann der Betrag nicht ohne Weiteres als Betriebsausgabe verbucht werden.

Stattdessen kann eine solche Zahlung auf dem Gesellschafter-Verrechnungskonto erfasst werden. Dadurch entsteht eine Forderung der GmbH gegenüber dem Gesellschafter. Der entsprechende Betrag wird damit zu einer Schuld des Gesellschafters gegenüber der Gesellschaft.

Eine sorgfältige Belegorganisation ist daher nicht nur für die UVA, sondern auch für die korrekte Buchführung und steuerliche Gewinnermittlung wichtig. Was grundsätzlich die Charakteristik einer GmbH ausmacht, erfahren Sie außerdem in diesem Artikel.

Was tun, wenn die Umsatzsteuer nicht bezahlt werden kann?

Eine fehlende Liquidität sollte nicht dazu führen, dass Umsätze verschwiegen oder falsch gemeldet werden. Die UVA sollte vollständig und korrekt eingereicht werden, auch wenn die Zahlung der Zahllast zum Fälligkeitstermin nicht möglich ist.

In diesem Fall sollte möglichst rasch mit dem Finanzamt oder der steuerlichen Beratung geklärt werden, welche Lösung infrage kommt. Je nach Situation können beispielsweise Zahlungserleichterungen oder Ratenzahlungen geprüft werden.

Wichtig ist die klare Trennung zwischen:

1. der korrekten Meldung der Umsatzsteuer und
2. der tatsächlichen Zahlung der Zahllast.

Eine Zahlungsschwierigkeit lässt sich häufig mit dem Finanzamt klären. Eine vorsätzlich falsche UVA kann dagegen ein Finanzstrafverfahren auslösen.

So lassen sich Probleme vermeiden

Unternehmen können das Risiko finanzstrafrechtlicher Konsequenzen durch einige organisatorische Maßnahmen deutlich reduzieren:

• Buchhaltungsunterlagen vollständig und rechtzeitig weiterleiten
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen regelmäßig kontrollieren
• Fristen für die UVA im Kalender oder Fristenmanagement erfassen
• Unklare Zahlungen umgehend mit der Buchhaltung klären
• Bei fehlender Liquidität die UVA trotzdem korrekt einreichen
• Bei Unsicherheiten rechtzeitig steuerliche Beratung einholen
• Fehler in bereits eingereichten UVAs unverzüglich prüfen und gegebenenfalls berichtigen

Fazit

Eine verspätete Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht in jedem Fall automatisch strafbar. Entscheidend ist insbesondere, ob Umsätze vorsätzlich verschwiegen, falsch zugeordnet oder zu niedrig gemeldet wurden.

Auch eine vorübergehende Zahlungsschwierigkeit rechtfertigt keine unrichtige UVA. Die Umsatzsteuer sollte vollständig und korrekt gemeldet werden, selbst wenn die Zahlung nicht sofort möglich ist. Durch eine sorgfältige Buchhaltungsorganisation und frühzeitige Kommunikation mit der steuerlichen Beratung lassen sich viele Probleme vermeiden.