Registrierkasse – auf die erforderlichen Beleginhalte achten!

Unterliegt Ihr Unternehmen der Registrierkassenpflicht, so müssen sämtliche Kassenbelege folgende Daten enthalten:

  • Betrag der Barzahlung
  • Menge + handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Dienstleistung
  • Tag der Belegausstellung
  • Fortlaufende Nummer, diese wird von der Kasse nur einmal vergeben
  • Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung – getrennt nach Steuersätzen
  • Kassenidentifikationsnummer
  • Maschinenlesbarer Code (QR-Code oder Link in maschinenlesbarer Form)

Worauf soll im laufenden Betrieb geachtet werden?

Für jeden Beleg ist eine Durchschrift oder im Arbeitsgang, wo der Beleg erstellt wird, eine Zweitschrift anzufertigen und diese aufzubewahren.  Die Zweitschrift kann ruhig in elektronischer Form abgespeichert werden. Weiterhin gilt die siebenjährige Aufbewahrungspflicht der Durchschriften bzw. Zweitschriften ab Schluss des Kalenderjahres, wo der Beleg ausgestellt wurde.

Quartalsweise muss eine Sicherung des Datenerfassungsprotokolls erstellt werden, welche auf einem externen Datenträger gesichert werden soll. Diese Datei sollte gegen Veränderungen geschützt sein!

Jahresbelege sind zu signierende Kontrollbelege, welche mit dem Betrag Null (0) Euro ausgewiesen werden.

Der Monatsbeleg Dezember ist gleichzeitig auch der Jahresbeleg. Dieser ist jedes Jahr zusätzlich auszudrucken bzw. elektronisch zu erstellen, 7 Jahre aufzubewahren und mittels der BMF Belegcheck-App zu prüfen. Dieser Vorgang findet somit jährlich statt!