Von der Registrierkassenpflicht betroffen sind alle Betriebe mit einem netto Jahresumsatz von über € 15.000,– wovon mindestens € 7.500,– in Bar (das sind Barzahlungen, Bankomat, Kreditkartenzahlungen, Einlösung von Gutscheinen) getätigt werden.

Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird (sowohl einige – aber nicht alle! – elektronische Registrierkassen als auch EDV-Kassensysteme). Diese Registrierkasse muss den Vorgaben der Kassenrichtlinie (KRL2012) entsprechen. Ab 1.4.2017 muss sie auch den Vorschriften der  Registrierkassensicherheitsverordnung entsprechen.

Bitte lassen Sie sich die Erfüllung obiger Voraussetzungen von Ihrem Kassenlieferanten bestätigen und verlangen Sie dafür die Aushändigung des Formulars E131.

Für eventuelle Überprüfung Ihres Kassensystems durch die Finanzpolizei halten Sie bitte folgende Unterlagen bereit:

• Bedienungsanleitung
• Handbuch
• Konfigurationsanleitung
• Einrichtungsprotokolle
• Verfahrensdokumentation samt E131
• USB Datenträger (leer)

Weiters sollten Sie der Finanzpolizei jederzeit einen Ausdruck des Datenerfassungsprotokolls zur Verfügung stellen können.

Ab 1.4.2017 muss die Registrierkasse auch über eine elektronische Sicherheitseinrichtung (kryptographische Signatur, QR-Code) verfügen. Daher sollte Ihre Registrierkasse zumindest für dieses neue System vorbereitet sein.

Dem Kunden ist sofort nach Erhalt einer Barzahlung mit der Registrierkasse ein Beleg auszustellen und auszuhändigen. Der Kunde hat die Pflicht zur Belegannahme.

Werden Barzahlung außerhalb der Betriebsstätte entgegengenommen, muss dem Kunden ein händischer Beleg (Paragon) ausgestellt werden. Es genügt wenn die Durchschrift dieses Beleges aufbewahrt und sofort nach Rückkehr in den Betrieb in die Registrierkasse eingegeben wird.

Der von Ihnen auszustellende Beleg hat folgenden Mindestangaben zu enthalten:

• Eindeutige Bezeichnung des liefernden Unternehmers
• Einmalig vergebene fortlaufende Nummer
• Datum u. Uhrzeit der Belegausstellung
• Menge der gelieferten Gegenstände
• Handelsübliche Bezeichnung* der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
• Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
• Kassenidentifikationsnummer = über FinanzOnline gemeldetes Kennzeichen einer Registrierkasse, das auch die Unterscheidung verschiedener Kassen mit gleicher Signaturerstellungseinheit ermöglicht
• Inhalt des maschinenlesbaren Codes (QR) zur Überprüfung der Signatur (ab 1.1.2017)

*Bloße Sammelbegriffe oder Gattungsbezeichnungen (z.B. Speisen, Getränke, Lebensmittel, Büromaterial, Fachliteratur, Werkzeuge, etc.) stellen keine handelsübliche Bezeichnung dar und reichen daher nicht aus!

Bitte beachten Sie: Stellen Sie künftig an einem Monatsletzten fest, dass Ihre (Netto-) Bareinnahmen (das sind Barzahlungen, Bankomat-, Kreditkartenzahlungen, Einlösung von Gutscheinen) des laufenden Kalenderjahres € 7.500,– (und Ihr Gesamtumsatz netto € 15.000,–) überstiegen haben, dann müssen Sie ab Beginn des vierten Folgemonats eine Registrierkasse, die den steuerlichen Vorschriften entspricht, führen!