Die Kleinunternehmerregelung ist für viele Selbständige und Gründer eine wichtige steuerliche Option. Sie regelt, unter welchen Voraussetzungen Unternehmer keine Umsatzsteuer auf ihre Einnahmen abführen müssen. Gleichzeitig gibt es dabei aber auch Einschränkungen, die bedacht werden sollten. Dieser Beitrag erklärt, was es mit der Kleinunternehmerregelung auf sich hat, welche Änderungen seit 2025 gelten und wann sich die Regelung lohnt – oder nicht erläutert dieser Artikel.

Was ist ein Kleinunternehmer?

Im steuerlichen Sinne ist ein Kleinunternehmer ein Unternehmer, dessen Umsätze eine bestimmte Umsatzgrenze nicht überschreiten. Diese Umsätze sind dann von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet: Es muss keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen und an das Finanzamt abgeführt werden. Im Gegenzug darf der Unternehmer aber auch keine Vorsteuer aus seinen Ausgaben geltend machen. Wer beispielsweise als Kleinunternehmer einen Laptop kauft, kann die darin enthaltene Umsatzsteuer nicht zurückfordern. Diese Einschränkung ist gerade in der Anfangsphase mit Investitionen oft ein Nachteil.

Die neue Umsatzgrenze seit 2025

Seit dem 1. Jänner 2025 gilt in Österreich eine neue, höhere Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung. Diese liegt nun bei 55.000 Euro Bruttoumsatz pro Jahr. Bis Ende 2024 betrug die Grenze noch 35.000 Euro. Die Umstellung auf die Bruttogrenze vereinfacht die Berechnung, da die Umsatzsteuer nicht mehr herausgerechnet werden muss.

Neu ist außerdem eine Pufferregelung: Wird die Umsatzgrenze um bis zu 10 % überschritten, dürfen Rechnungen bis zum Jahresende weiterhin ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Bei einer Überschreitung von mehr als 10 % sind ab dem Zeitpunkt der Überschreitung alle weiteren Rechnungen umsatzsteuerpflichtig.

Beispiel: Ein Unternehmer erzielt bis Anfang Oktober Umsätze von 51.000 Euro und stellt noch eine Rechnung über 9.000 Euro aus. Der Gesamtumsatz liegt bei 60.000 Euro, also knapp 9 % über der Grenze. Diese Rechnung darf noch umsatzsteuerfrei bleiben. Überschreitet der Umsatz jedoch 60.500 Euro, müssen alle weiteren Rechnungen ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer enthalten.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzen kann

Die Regelung gilt für Unternehmer, die ihr Unternehmen in Österreich oder einem anderen EU-Mitgliedsstaat betreiben und die Umsatzgrenze von 55.000 Euro weder im laufenden noch im vorherigen Kalenderjahr überschritten haben. Unternehmer aus Drittstaaten sind von der Kleinunternehmerbefreiung in Österreich ausgeschlossen.

Bei mehreren unternehmerischen Tätigkeiten werden die Umsätze aller Tätigkeiten zusammengerechnet. Das betrifft beispielsweise Gewerbebetriebe und gleichzeitig Vermietung von Immobilien. Nicht in die Grenze einbezogen werden Umsätze aus Hilfsgeschäften, innergemeinschaftliche Erwerbe oder Umsätze, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse-Charge-Verfahren).

Wann ein Verzicht auf die Steuerbefreiung sinnvoll ist

Die Kleinunternehmerregelung bietet weniger Bürokratie und keine Umsatzsteuerpflicht. Dennoch gibt es Situationen, in denen es vorteilhaft sein kann, auf die Steuerbefreiung zu verzichten und Umsatzsteuer zu erheben:

1. Kunden sind überwiegend vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer. Für diese spielt die Umsatzsteuer keine Rolle, da sie sie zurückfordern können. Für den Kleinunternehmer ist es dann ein Nachteil, da er die Vorsteuer aus seinen Ausgaben nicht geltend machen kann und die Kosten in seine Preise einrechnen muss.
2. In der Gründungsphase mit hohen Investitionen lohnt sich die Regelbesteuerung, da die enthaltene Umsatzsteuer aus Anschaffungen als Vorsteuer zurückgeholt werden kann. Das verbessert die Liquidität.

Wichtig: Wer sich für die Regelbesteuerung entscheidet, muss dies schriftlich erklären und ist mindestens fünf Jahre daran gebunden. Erst danach ist ein Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung möglich. Eine solche Entscheidung sollte daher gut überlegt und idealerweise mit einem Steuerberater besprochen werden.

Neu seit 2025: Nutzung der Kleinunternehmerregelung im EU-Ausland

Seit 2025 können österreichische Unternehmer die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Mitgliedstaaten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist eine Registrierung über ein spezielles Portal auf FinanzOnline. Zudem gilt eine unionsweite Umsatzgrenze von 100.000 Euro über alle EU-Länder hinweg. Die jeweilige Umsatzgrenze des betreffenden EU-Staates darf ebenfalls nicht überschritten werden.

Dies erleichtert insbesondere Dienstleistern mit Kunden in mehreren EU-Ländern die umsatzsteuerfreie Fakturierung und vermeidet die komplexe Umsatzsteuerregistrierung im Ausland.

Worauf bei Rechnungen zu achten ist

Ein häufiger Fehler ist das versehentliche Ausweisen von Umsatzsteuer auf Rechnungen durch Kleinunternehmer. Ohne vorherige Optionserklärung zur Regelbesteuerung schuldet der Unternehmer diese Umsatzsteuer dem Finanzamt, auch wenn sie nicht vom Kunden bezahlt wurde.

Auf Rechnungen sollte stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen, z.B. „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z. 27 UStG“. Eine UID-Nummer muss nur angegeben werden, wenn eine solche beantragt wurde, etwa bei grenzüberschreitenden Leistungen.

Fazit: Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist besonders sinnvoll für Unternehmer, die am Anfang ihrer Tätigkeit stehen, geringe Umsätze haben und hauptsächlich Privatkunden bedienen, die keinen Vorsteuerabzug geltend machen können.

Weniger geeignet ist sie für Unternehmer mit überwiegend vorsteuerabzugsberechtigten Kunden, hohen Investitionen oder wenn absehbar ist, dass die Umsatzgrenze von 55.000 Euro bald überschritten wird. In diesen Fällen ist die Regelbesteuerung oft die bessere Wahl.

Eine fundierte Entscheidung sollte immer auf Basis der individuellen Situation und möglichst in Absprache mit einem Steuerberater getroffen werden.