Fahrtenbuch – Neue Entscheidung des BFG

Die Führung eines Fahrtenbuchs ist ein zeitaufwendiger Prozess.  Das Bundesfinanzgericht (BFG) hat bereits mehrfach die von der Finanzverwaltung vorgegebenen hohen Anforderungen an ein Fahrtenbuch zum ordnungsgemäßen Nachweis geltend gemachter Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten für PKW bestätigt. In einer aktuellen Entscheidung hat das BFG nunmehr auch den Ausdruck einer Excel-Tabelle ausdrücklich abgelehnt.

Die Führung eines Fahrtenbuchs ist erforderlich, um Fahrtkosten als Betriebskosten bzw. Werbungskosten absetzen zu können. Darin sind alle betrieblichen bzw. beruflichen sowie auch die privaten Fahrten lückenlos aufzuzeichnen. Alle Aufzeichnungen in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch sind zeitnah, lückenlos und in chronologischer Reihenfolge zu führen. Wichtig dabei ist, dass das Fahrtenbuch in gebundener oder sonst in sich geschlossener Form vorliegt. Eine lose Sammlung von Papierseiten kann schon folglich kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sein. Durch die geschlossene Form soll verhindert (bzw. erschwert) werden, dass der Steuerpflichtige noch nachträgliche Änderungen vornehmen kann.

 

Aktuelle Entscheidung des Bundesfinanzgerichts (BFG 25.11.2015, RV/7101452/2010)

Auch ein mittels Computerprogramm erzeugtes bzw. fortgeführtes Fahrtenbuch ist grundsätzlich formell ordnungsgemäß, sofern sichergestellt ist, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind bzw. solche Änderungen jedenfalls dokumentiert und nachvollziehbar sind. Diesen Anforderungen wird jedoch bei Verwendung von Microsoft Excel nicht entsprochen, sodass eine solche Aufzeichnungsmethode auch nach Ansicht des BFG nicht geeignet ist, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen.

 

Folgende Daten sind in einem ordnungsgemäßen „Fahrtenbuch“ grundsätzlich festzuhalten:

  • Datum jeder Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt
  • Fahrstrecke in Kilometer
  • Ausgangsort und Zielort jeder einzelnen Fahrt
  • Detaillierter Reiseweg (anhand Straßenkarte nachvollziehbar)
  • Zweck jeder einzelnen Fahrt („Kundenbesuche“ ist als Zweckangabe zu vage)

 

Konsequenzen eines nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches:

Wie bereits erwähnt, entspricht ein mittels Excel geführtes Fahrtenbuch aufgrund der nachträglichen Veränderbarkeit grundsätzlich nicht den verlangten Anforderungen.

Ebenfalls keine volle Beweiskraft hätte ein häufig vorzufindendes „Fahrtenbuch“, worin nur die betrieblichen Fahrten, nicht jedoch die Privatfahrten aufgezeichnet werden. Ein solcher Mangel führt aber nicht automatisch zur gänzlichen Ablehnung des Betriebsausgaben- bzw. Werbungskostenabzuges. Sofern durch entsprechende zusätzliche Nachweise (z.B. Vertragsabschlüsse) und Belege (z.B. Tankrechnungen) die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben glaubhaft gemacht werden kann, hat die Finanzverwaltung derartige Aufzeichnungen zumindest als Schätzungsgrundlage zu berücksichtigen. Eine gänzliche Verweigerung der Betriebsausgaben sollte in diesem Fall nicht die Folge sein.

 

Fazit

Je genauer und lückenloser Sie diese Aufzeichnungen führen, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung, und Sie werden kaum Probleme bei der Anerkennung der Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten haben.

Für weitergehende Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!