Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen:

Bei Prüfungen durch das Finanzamt bzw. die Gebietskrankenkasse wird immer mehr Wert auf Grundaufzeichnungen gelegt. Die Aufbewahrungspflicht beträgt nach wie vor 7 Jahre. Dies gilt für alle Bücher, Aufzeichnungen, Belege, Arbeitszeitaufzeichnungen, Geschäftspapiere und  Datenerfassungsprotokolle von Registrierkassen. Die 7-jährige Aufbewahrungsfrist für Unterlagen des Jahres 2009 endet grundsätzlich am 31.12.2016, ausgenommen davon sind Unterlagen für Grundstücke, welche 22 (!) Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Verjährungsfrist beträgt allerdings 10 Jahre, daher ist es sinnvoll, zumindest die Grundaufzeichnungen 10 Jahre aufzubewahren.

Im Rahmen von Prüfungen wird verstärkt die Gültigkeit der UID-Nummern der Zahlungsempfänger überprüft. Die Überprüfung ist über FinanzOnline möglich. Die Dokumentation der Überprüfung sollte ebenfalls 7 Jahre aufbewahrt werden.

Sollten Sie Ihre Geschäftsunterlagen elektronisch archivieren, (z.B. Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse, Belege, etc.) muss die elektronische Lesbarkeit während der vorgenannten Zeiträume gewährleistet sein. Ebenso dürfen Daten nicht im Nachhinein verändert werden können (elektronisches Radierverbot!).

archive-1850170_1920